送別会のお知らせをメールで伝える際、転職や退職予定の当事者に対するアプローチに頭を悩ませることがあります。
このようなお知らせは、社内で共有される通常の招待状とは異なるアプローチで行う必要があります。
どういった情報を含めるべきか、考えどころです。
そのため、転職や定年退職を迎える人宛ての送別会招待メールの適切な作成法や、具体的な文例について今回の記事ではご紹介していきます。
送別会招待状のメール作成法：対象者へのアプローチ
送別会のお知らせメールは、発信者と受信者、つまり送る側と送られる側（対象者）の両方が存在しますが、ここでは対象者に向けたお知らせの作成法に焦点を当てます。
その際、重要なポイントは以下の３つです。
- 名前の正確性
- メッセージの簡潔性
- 対象者の参加費
名前の正確性
社会人として基本的なことですが、名前を誤って記載することは非常に失礼に当たります。
以前に会ったことがある相手であればなおさら、正確に記載しましょう。
メッセージの簡潔性
送別会の開催自体は、対象者と事前に話し合いがあったはずですから、長々とした挨拶は不要です。
開催日時や場所などの重要情報を簡潔に伝えることが目的ですので、あいさつや感謝の言葉は短めにし、要点を押さえましょう。
対象者の参加費は免除
主賓である対象者には一般的には参加費は不要です。
（＊会社の習慣などにもよりますので、ご確認下さい）
招待メールでは参加費に関する記載を省き、問い合わせがあれば「主賓のため、参加費は不要です」と返答します。
招待メールは可能な限り早めに送付することが望ましいですが、対象者がまだ社内にいる場合は、メールよりも先に直接話をすることが適切です。
直接対話を優先し、送別会の日程が決まったことを伝えた後、詳細はメールで改めて通知すると良いでしょう。
送別会招待状のメール文例：対象者へ
ここでは、対象者へ送る送別会の招待メールの一例を紹介します。
対象者と事前に話し合いがあった場合のメールの文例です。
このような状況では、改まった挨拶は不要であり、「この度は・・・」といった形式的な文章ではなく、自然体で情報を伝えることが望ましいです。
日時と場所が決まり次第、直接対象者に口頭で伝え、詳細は後ほどメールで送ると、後で内容を確認しやすく礼儀正しい方法です。
例） 件名：送別会のご招待
太田部長
いつもお世話になっております。営業部の田中です。
先にご案内した通り、送別会の日程が決定いたしましたので、詳細をご連絡します。
- 日時： 〇月〇日（〇曜日）18:30より
- 場所： 居酒屋〇〇〇〇
- 住所： 東京都〇〇区〇〇1-2-3
- 連絡先： 03-0000-0000
- ウェブサイト： http://・・・・・・・.com
お忙しい中恐縮ですが、ご参加いただけますと幸いです。
ご不明点等ございましたら、私、田中までお気軽にお問い合わせください。
営業部 田中〇〇 内線：0000／ E-mail:・・・・・・・／携帯連絡先070・・・・
事前協議がない場合の送別会メールの作成について
普段、送別会の準備は幹事が対象者と直接打ち合わせを行いつつ進めるため、上述したメールのフォーマットで問題ないことが多いです。
ただし、場合によっては上層部の命令で手続きを進める必要があるかもしれませんし、幹事が対象者のことを詳しく知らない場合も考えられます。
このような状況では、やや正式な文体を用いた案内が適切と言えます。
異動に伴う送別会の例 異動の際には、昇進を祝う送別会が一般的です。
祝福の言葉と共に、簡潔な挨拶を記載し、送別会の詳細を伝えます。
例）
件名：送別会のお知らせ
佐藤課長
ご栄転、誠におめでとうございます。
課長の一貫した誠実な取り組みは、私たちにとって大きな学びと目標です。
これからのさらなるご活躍を心から願いつつ、お祝いの意を込めて送別会を開催します。
日時や場所は以下の通りです。
・日時：〇月〇日（〇曜日）18:30開始 ・場所：居酒屋〇〇〇〇 ・住所：東京都〇〇区〇〇1-2-3 ・連絡先：03-0000-0000 ・ウェブサイト：http://・・・・・・・.com
ご多忙中とは存じますが、ぜひお越しください。
質問があれば、幹事の田中までお気軽にどうぞ。
（署名）
定年退職に伴う送別会の例 定年退職に際しての送別会では、以下のように案内します。
長年の貢献に対する感謝の気持ちを述べ、送別会の詳細を記載します。
例）件名：送別会のお知らせ
上田部長
長年にわたるご勤務、本当にお疲れさまでした。
部長の貴重な貢献に深く感謝しております。
これを機に、感謝の気持ちを形にして送別会を計画しました。
日時や場所は以下の通りです。
- 日時：〇月〇日（〇曜日）18:30より
- 場所：居酒屋〇〇〇〇
- 住所：東京都〇〇区〇〇1-2-3
- 連絡先：03-0000-0000
- ウェブサイト：http://・・・・・・・.com
お忙しいこととは思いますが、ご参加いただければ幸いです。
ご質問等があれば、幹事の有田までご連絡ください。
（署名）
一般的な退職に伴う送別会の例
異動や定年退職以外の一般的な退職に際しての送別会の案内は、次のようになります。
例）件名：送別会のお知らせ
村上〇〇さん
いつもご協力ありがとうございます。営業部の田中です。
村上さんの退職を聞き、寂しく思います。
長年のご尽力に心から感謝しております。
感謝の意を込めて、送別会を開催したいと思います。
日時と場所は以下の通りです。
- 日時：〇月〇日（〇曜日）18:30から
- 場所：居酒屋〇〇〇〇 ・住所：東京都〇〇区〇〇1-2-3
- 連絡先：03-0000-0000
- ウェブサイト：http://・・・・・・・.com
お忙しい中とは思いますが、ご参加をお待ちしております。
ご質問があれば、幹事の野田までご連絡をお願いします。
（署名）
社内向け送別会の招待状メール作成10のポイント
送別会の招待状メールは、社内コミュニケーションの大切な一環です。
このメールは、対象者への敬意を表し、同僚に集まってもらうためのものです。
そのため、招待状を作成する際には以下のポイントに注意してください。
1. 対象者の名前と称号を正確に
対象者の名前や称号（役職など）を間違えないように気を付けましょう。正確性は敬意の表れです。
2. 明確な日時と場所
送別会の日時と場所は、受け取る人が一目で理解できるように明確に記載してください。
場所の詳細（例: 「〇〇ビル5階の会議室」など）も忘れずに。
3. 簡潔なメッセージ
長文にならないように心がけましょう。
必要な情報を簡潔に、かつ丁寧に伝えることが重要です。先ほどの例文をぜひ参考にしてみてください。
4. ドレスコードや持ち物があれば指定する
イベントにドレスコードがある場合や、何かを持参するよう求める場合は、その旨を明確に記載してください。
5. 出席確認の期限と方法を明記
出席確認の期限と、どのように返信してほしいか（メールアドレスや内線番号など）を記載します。
退職前は忙しく対応が遅くなる可能性もあるので早めの案内を心がけましょう。
6. 感謝と期待のメッセージを含める
送別会の目的は、対象者への感謝を表明し、新たなスタートを応援することです。
その気持ちが伝わるようなメッセージを入れましょう。
7. プライバシーに配慮
個人の連絡先や詳細な個人情報は、不必要に共有しないようにしましょう。
8. 案内メールのデザイン
可能であれば、社内の雰囲気に合ったデザインやテンプレートを使用し、読みやすさを考慮してください。
9. 確認と校正
送信前には、日時や場所、対象者の名前などの情報が正確であることを再確認し、誤字脱字がないか校正しましょう。
社内向けのメールだと、つい気が緩んで普段ではしないようなミスも起こるかもしれません。
10. 送信前の最終確認
特に大きな組織の場合、送信前に上司や関連部署と内容を共有し、承認を得ることが望ましいです。
送別会の招待状メールは、対象者への敬意を示し、社内コミュニティを強化する機会です。
上記のポイントに注意して、心温まる招待状を作成しましょう。
まとめ
送別会のメール案内の作成方法と具体例について説明しました。
異動や退職の際は、特に対象者が忙しい時期かもしれませんので、連絡はできるだけ早めに行いましょう。
また、メールだけでなく状況に応じて最適なコミュニケーション手段を選択し、柔軟に対応することが大切です。
