新入社員が入社するとき、初めての自己紹介は欠かせません。
しかし、全ての自己紹介が直接行われるわけではありません。
特に、多くの部門やフロアへの挨拶が必要な場合、メールが活用されることもあります。
そこで、どのようなメールをどう送るべきか、新入社員向けに件名や文面の例を含めて、社内外別にご紹介します。
自己紹介メールの送り方のコツ
自己紹介メールを効果的に送るために覚えておきたいポイントを確認しましょう。
自己紹介メールはいつ送る？
入社したその日に自己紹介メールを送りましょう。
このメールは最初の挨拶でもあり、遅れてしまうとその意味をなしません。
会社の雰囲気にもよりますが、通常は早めに送ることが推奨されます。
メール設定が完了したら、早速上司にチェックしてもらい、送信するのがベストです。
メールの件名の選び方
件名はメールの内容が一目でわかるようにしましょう。
「ご挨拶」だけでは、何のメールかが伝わりにくいです。
新入社員なので自分の名前だけでは、受け取る側にはピンとこないことが多いですし、間違って迷惑メールと思われることもあるため、慎重に選ぶ必要があります。
メールの内容はどうあるべき？
メールは短くて分かりやすい内容が好まれます。
長文になってしまうと、読む側にとっては苦痛で、伝えたいことが伝わりにくくなります。
良い第一印象を持ってもらうためにも、シンプルで明瞭な文章を心がけましょう。
自己紹介メールで伝えたい主な内容
- 名前
フルネームで記載し、読みにくければフリガナも加えましょう。 - 出身地
同じ地方出身の人がいるかもしれません。個人情報に注意しながら伝えましょう。 - 学歴
出身校を記載することで、同じ学校出身の先輩がいるかもしれません。 - 配属先
どの部署に配属されるのかを明記します。 - 性格や趣味
自己の長所、短所、趣味などを書くと、人となりが伝わります。 - 仕事への意欲
具体的な仕事内容はまだ分かりませんが、意欲は示すことができます。 - 指導のお願い
最後に、これからのご指導を心よりお願いする言葉で締めくくります。
新社員の挨拶メールのコツ：社内へはこんな件名と文面で！
新社員が入社してすぐに取り組むべき、社内への挨拶メールについて詳しくご案内します。
社内挨拶メールの件名の選び方
社内の同僚に向けた挨拶メールの件名には、こんな風にすると良いですね。
例：
- 新社員のご挨拶：○○○○が入社しました
- ○○部新入社員のご挨拶：○○○○
- 新配属のご挨拶：○○○○より
同じ職場に同じ名前の人がいる可能性もあるため、フルネームでの記載を心がけましょう。
社内挨拶メールの文面例
こちらは、メールの本文についての一例です。
社外取引先への挨拶メール
続いて、取引先に向けた挨拶メールの書き方についても触れておきましょう。
取引先挨拶メールの件名で気をつけること
取引先に挨拶メールを送る場合の件名では、会社名と自分の名前を明記するのがポイントです。
例：
- ○○株式会社 新入社員のご挨拶：○○○○
取引先への挨拶メールの本文例
取引先に送るメールでは、個人情報の詳細を伝える必要はありません。
まとめ
社外取引先への挨拶は、新入社員として特別なことはないものの、初めての連絡であるため早めに丁寧に行うことが大切です。
社外の人にメールを送る場合は、必ず上司に確認を取ってからが無難です。
始めの一歩は慎重に、そして冷静に踏み出しましょう。
